Termos de Uso

1. Partes

Estes termos regem o uso do Tabullarium (“a plataforma”) por serventias extrajudiciais brasileiras (“o cartório”, “cliente”) e pelos operadores por ele autorizados (titular, substituto, escreventes, equipe de RH). Ao criar conta ou utilizar a plataforma, o cartório declara que seu titular tem poderes para assinar este instrumento.

2. Objeto

A plataforma oferece sistema de gestão documental de colaboradores (contratos, ASOs, treinamentos, férias, eventos disciplinares, desligamentos), com geração de relatórios institucionais, trilha de auditoria e funcionalidades destinadas a atender às exigências do CNJ, das corregedorias estaduais, da CLT, do eSocial e da LGPD.

3. Propriedade dos dados

Todo dado inserido pelo cartório — incluindo dados pessoais de colaboradores, documentos digitalizados e registros de eventos — permanece de propriedade do cartório. O Tabullarium atua como operador de dados (LGPD art. 5º, VII), processando informações exclusivamente nos limites do serviço contratado.

4. Responsabilidades do cartório

• Manter credenciais (senhas, códigos 2FA) sob segurança.
• Garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso ao sistema (atribuir papéis adequadamente; desativar contas em desligamentos).
• Cumprir prazos de retenção legal antes de anonimizar registros.
• Comunicar incidentes envolvendo a plataforma assim que detectados.

5. Responsabilidades do Tabullarium

• Manter PII (CPF, RG, PIS) criptografada em repouso conforme padrão documentado na Política de Privacidade.
• Preservar trilha de auditoria imutável (append-only).
• Gerar URLs assinadas com expiração curta para download de documentos.
• Atender pedidos de portabilidade e anonimização do titular dos dados (colaborador) quando o cartório autorizar.
• Comunicar incidentes de segurança que afetem o cartório dentro de prazo razoável.

6. Disponibilidade e suporte

O Tabullarium roda em infraestrutura de terceiros (Vercel, Supabase, Cloudflare). Indisponibilidades pontuais dessas plataformas podem ocorrer. Suporte é prestado por e-mail nas condições do plano contratado.

7. Encerramento

O cartório pode encerrar a conta a qualquer tempo. O Tabullarium pode suspender ou encerrar contas em caso de uso indevido, ilegalidade ou inadimplência. Em ambos os casos, o cartório terá janela razoável para exportar seus dados antes da remoção.

8. Limitação de responsabilidade

A plataforma não substitui a obrigação do cartório de manter documentação física quando exigida por norma. Cálculos trabalhistas, conformidade com normas regulamentadoras e decisões sobre prazos de retenção continuam sob responsabilidade do cartório e de seus assessores.

9. Foro

Fica eleito o foro da comarca do estabelecimento do cartório para dirimir questões oriundas destes termos.